Як правильно виправити запис у трудовій книжці? "Запис недійсна": зразок виправлення

Трудова книжка - це особливо важливий документ,який не тільки веде облік трудового стажу, а й допомагає в подальшому при нарахуванні пенсії. Не всі кадрові працівники коректно ведуть запис в трудовій книжці. «Запис недійсна» - що це значить, і в яких ситуаціях фраза з'являється в документі?

Чим керуватися?

Для того щоб внести зміну або виправлення в трудову книжку, необхідно вивчити ті нормативні акти, які служать опорою для будь-якого працівника відділу кадрів. До них відносяться:

• ТК РФ, а саме ті частини, в яких прописано, які формулювання мають місце бути в трудовій книжці.
• Правила щодо ведення і зберігання трудових книжок,затверджені Урядом РФ. Тут прописано як потрібно вести і зберігати бланки трудових і вкладишів до них, а також, хто має право виготовляти дані документи і поширювати.
• Інструкція щодо заповнення трудових книжок, затверджена Постановою Мінпраці РФ від 10. 10. 2003 року № 69, де прописуються правила заповнення бланка трудової. Більш конкретно це п.1.2, п.2.3 та п.2.4.

Визнання недійсним запису в трудовій книжці або внесення будь-яких доповнень повинно бути засноване на одному з пунктів вищевказаного документа.

Зміна, виправлення або доповнення?

Запис у трудовій книжці «запис недійсна» - що це? Доповнення, виправлення або зміна зробленої до цього позначки?

Поняття «зміна» і «доповнення» говорятьвідповідно стосовно змін або доповнень раніше внесеної вірною (це найголовніше) записи. Виправлення ж передбачає заміну помилково внесеної, некоректного запису.

Хто може робити виправлення?

«Запис вважати недійсною» - у трудовійкнижці може написати далеко не кожен і не з будь-якого приводу. Без даних повноважень і без необхідного приводу що-небудь вказувати в документі заборонено. Якщо раптом громадянин виявив у своїй трудовій помилки, то виправити їх можна або за місцем колишньої роботи, де вони були здійснені, або на новій роботі, або в суді.

Коригувати записи в трудових можефахівець, у якого є на це повноваження. Такі повноваження дає спеціальний наказ керівника про призначення відповідального за ведення трудових книжок. У великих організаціях трудові приймаються, ведуться і зберігаються у відділі кадрів. На малих підприємствах цим займається або сам керівник, або особа, яка призначена відповідальною. Це може бути бухгалтер, секретар або будь-який співробітник, на якого складено відповідний наказ.

Якщо робота надана фізособою, то вести і вже тим більше робити будь-які правки в трудовій книжці, такий роботодавець не має права.

Якщо виявлена ​​помилка

Помилки в основному знаходять ті співробітники, які ведуть трудові. Іноді їх виявляють самі працівники після звільнення. Недоліки спливають і при проведенні ревізії кадрових документів.

До типових помилок можна віднести:

1. Невірно вказані дані про співробітника. Якщо помилку виявлено на титульному аркуші, де вказані основні відомості, потрібно зібрати і представити всі необхідні документи: паспорт, диплом про освіту, свідоцтво про шлюб або про розлучення. Далі подається заява роботодавцю з проханням про виправлення помилкового запису. Після, грунтуючись на представлених даних і заяві, робиться запис у трудовій книжці: «Запис недійсна». Ставиться дата і підпис уповноваженої особи. У разі, якщо раніше була зроблена помилка у прізвищі, імені або по батькові, працівникові доведеться йти до суду для обгрунтування приналежності йому трудової книжки і коригування цього запису.
2. Невірно вказані відомості в розділах трудовоїкнижки. Якщо співробітник вже влаштувався в нову організацію, а помилка була зроблена на попередньому місці роботи, то громадянин повинен написати заяву колишньому начальнику про надання необхідних документів, грунтуючись на яких новий роботодавець виправить помилку і внесе вірні дані. Якщо підприємство, де зробили помилку в трудовій, було ліквідовано або закрито, можна запросити необхідні документи в архіві того міста, де організація була зареєстрована.

Формулювання - «запис недійсна» - втрудовій книжці, зразок якої наведено нижче, повинна супроводжуватися порядковим номером запису, підписом співробітника і датою, на яку запис була виправлена.

Загальні правила виправлення

Некоректні дані, які були виявлені врозділах, можна закреслювати, підчищати або поправляти. Можливе лише поставити запис у трудовій книжці: «Запис недійсна». Під певним номером із зазначенням вірних даних. Якщо виправлення потрібно зробити на першій сторінці, то там допустимо закреслення старої інформації, але поруч потрібно написати актуальну. При цьому на скоринці трудової необхідно посилатися на документи, на підставі яких робиться виправлення.

Виправляти можна або синьою, або чорною ручкою, бажано гелевою. Ці чорнило стійкі до світла і вологи. Слова скорочувати не можна.

алгоритм коригування

Виправлення як в трудовій книжці зробити? «Запис недійсна» - це тільки початковий етап коригування записи. Розглянемо загальний алгоритм:

1. У першій графі потрібно поставити номер по порядку, наступний за тим, який був у попереднього запису.
2. У наступній графі проставляється дата, на момент якої робиться виправлення.
3. У третій - робиться запис: «Запис за номером ... недійсний». У цій же графі необхідно написати вірні дані.
4. Четверта графа повинна бути заповнена посиланням на наказ, який містить вірні дані.

Як правильно внести фразу: «Запис вважати недійсною»? У трудовій книжці зразок представлений трохи нижче.

Якщо помилка зроблена на титульному аркуші, то алгоритм виправлення наступний:

1. Однією рисою необхідно закреслити стару запис.
2. Поруч із закресленою записом написати актуальну інформацію.
3. На скоринці трудової потрібно прописати посилання на той документ, який підтверджує зміни.
4. Посилання має бути завірена печаткою організації та підписом уповноваженого працівника.

судове припис

Якщо на судовому засіданні винесено рішення пронезаконне звільнення, то на роботі повинні визнати запис в трудовій книжці недійсною і відновити співробітника. Всі ці дії повинні бути відображені документально. У третій графі після запису про недійсність попередньої формулювання повинна йти інформація про відновлення співробітника, а в четвертій - посилання на відповідний документ (це буде наказ про відновлення). Коригувальна запис повинна починатися в цьому випадку з назви організації.

Також працівник може отримати дублікат трудової,де керівник зобов'язаний переписати всі записи, крім тієї, що визнана судом недійсною. При цьому на що видається трудовій книжці потрібно зробити позначку про видачу дубліката, а на розвороті слід вказати, що це дублікат. Ніяких документів співробітник при цьому не надає.

Окремі випадки

Якщо помилка знайдена в дату внесення запису про прийом на роботу, то потрібно зробити наступне:

1. У першій графі поставити порядковий номер.
2. У другій - дату внесення коригування.
3. У третій графі написати: «Запис за № ... недійсний», а нижче ту ж формулювання, що і в попередньому записі, але з правильною датою прийому.
4. У четвертій графі - реквізити наказу про прийом.

А якщо помилка виявлена ​​в нумерації? Та ще, наприклад, якщо співробітник змінив кілька організацій або переводився з посади на посаду, і між помилковою і останньої нумерацією велику кількість записів. Досвідчені кадрові працівники радять не чіпати проміжні записи, а визнати недійсним тільки номер в останньому записі, щоб загальна кількість записів у трудовій збігалося.

Буває, що нумерація повторюється, але записимають різну дату. Що робити, щоб не зіпсувалася трудова книжка? «Запис недійсна» - текст вказується для номера і дати, які є невірними. Якщо у записів і номер, і дата однакові, то потрібно до номера невірної записи додати букву «а» і далі посилатися на номер з літерою «а». Якщо у записі немає номера, то його треба проставити, а потім посилатися при виправленні на цей номер. Якщо без номера виявилася попередній запис, то в трудовій можна просто написати: «Попередній запис недійсна». І проставити всі необхідні реквізити.